Apartman işletme defteri nasıl tutulur?
İşletme defteri parayı, karar defteri kararı kaydeder; iki ayrı defter, iki ayrı şekil şartı.
Yöneticilik Deniz Yalçın 6 dakikalık okuma
Apartman yönetiminde iki ayrı defter vardır ve bunlar karıştırılmamalıdır. Kararlar karar defterine yazılır (m.32). Para hareketleri ise işletme defterine yazılır: hangi daireden ne tahsil edildi, nereye ne harcandı. 634 sayılı Kat Mülkiyeti Kanunu yöneticiye defter tutmayı, gider belgelerini saklamayı ve defteri yılda bir kez notere kapattırmayı yükler (m.36).
Hangi kayıt nereye girer?
Yöneticilerin en sık yaptığı hata, kararı işletme defterine ya da ödemeyi karar defterine yazmak. İkisi ayrı belgedir ve ayrı şekil şartlarına tabidir.
| Kayıt | Ne girer | Madde |
|---|---|---|
| İşletme defteri | Tahsilatlar, harcamalar, kasa ve banka hareketi | m.36 |
| Belge dosyası | Faturalar, makbuzlar, banka dökümleri | m.36 |
| Karar defteri | Kurul kararları, imzalar, karşı oy gerekçeleri | m.32 |
| İhtar ve tebligat özeti | Kime, ne zaman, ne bildirildi | m.36 |
| Denetçi defteri | Denetim sonucu ve rapor | m.41 |
Karar defterinin şekil şartlarını karar defteri nasıl tutulur yazısında ayrıca anlattık. Denetçinin neye baktığını ve defterinin niye ayrı durduğunu apartman denetçisi nasıl seçilir yazısında bulabilirsiniz.
Bir satır nasıl yazılır?
İşletme defterinde bir satırın okunabilir olması için beş bilgi gerekir: tarih, açıklama, belgenin numarası, tutar ve işlemden sonra kasa veya banka bakiyesi. Açıklamayı "gider" diye yazmayın; "asansör bakımı, Mayıs ayı" diye yazın. Bir yıl sonra o satırı okuyacak kişi sizi değil, yazdığınız cümleyi görecek.
İki pratik kural işi kolaylaştırır. Birincisi, tahsilatı daire bazında yazın — hangi bağımsız bölümün hangi dönem borcuna sayıldığı belli olsun. İkincisi, belgesiz hiçbir satır yazmayın; belgesi olmayan bir harcama, kurula verilecek hesapta ilk sorulan kalem olur.
Belgeler ne kadar saklanır?
Kanun saklamanın kendisini emreder: yönetici gider belgelerini bir dosyada saklamakla yükümlüdür (m.36). Saklama süresini ise Kat Mülkiyeti Kanunu belirlemez; süreler vergi ve iş mevzuatından gelir ve apartmanda çalışan personel varsa ayrıca uzar.
Teyit edilmeli: Bu sayfada belge saklama süresi için bir yıl sayısı yazmadık. Süre Kat Mülkiyeti Kanununda değil, başka mevzuatta düzenlenir ve ölçmediğimiz bir rakamı yazmak yöneticiyi yanlış yönlendirir. Kendi binanız için süreyi mali müşavirinize sorun; bordro ve sigorta belgeleri varsa süre farklı olabilir.
Yıl sonunda ne yapılır?
Yıl sonunda üç iş sırayla yapılır. Defteri kapatırsınız, dökümü çıkarırsınız, defteri notere kapattırırsınız. Noter kapanışı için Kanunun verdiği süre takvim yılının bitiminden itibaren bir aydır (m.36). Bu dökümden çıkan tabloya kesin hesap denir ve kurula sunulur; nasıl çıkarıldığını apartman yıl sonu kesin hesabı yazısında adım adım anlattık. Yeni yılın bütçesi ise ayrı bir belgedir: işletme projesi nasıl hazırlanır.
En sık yapılan üç hata
- Defteri yıl sonunda bir oturuşta yazmak. Tarih sırası bozulur, bakiye tutmaz ve belgeler eksik çıkar.
- Kişisel hesabı kullanmak. Yöneticinin kendi hesabından geçen tahsilat, kurula hesap verirken ayrıştırılamaz hâle gelir.
- Devirde defteri teslim etmemek. Yönetim değişirken defter ve belge dosyası tutanakla devredilir; usulü yönetim devir teslimi yazısında anlattık.
Bu yazı Kanunun defter ve belge yükümünü aktarır; kendi binanızda hangi kaydın nasıl tutulacağı konusunda tereddüde düşerseniz mali müşavirinize veya hukukçuya danışın.
Sık sorulan sorular
İşletme defteri ile karar defteri aynı şey mi?
İşletme defteri notere kapattırılmak zorunda mı?
Gider belgeleri kaç yıl saklanır?
Belgesiz bir harcama deftere yazılabilir mi?
Defteri bilgisayarda tutmak yeterli mi?
Deniz Yalçın
Yönetion içerik editörü
Kat Mülkiyeti Kanunu ve yönetim planı metinlerini takip eder, yöneticilerin en sık sorduğu soruları kanun maddesine dayandırarak yazar.
İlgili yazılar
Aidat borcunu ödemeyen kat malikine ne yapılır?
Gecikme tazminatı aylık %5'tir; tahsil yolu icra takibi veya dava, dayanağı ise karar ve işletme projesidir.
YöneticilikYönetici bulunamazsa mahkeme yönetici atar mı?
Sekiz ve üzeri bağımsız bölümde atama zorunludur; "kimse istemedi" yönetim boşluğunu meşru kılmaz.
BütçeApartman yıl sonu kesin hesabı nasıl çıkarılır?
İşletme projesi tahmin, kesin hesap kapanıştır; üç sütun yan yana durduğunda tartışma somutlaşır.
20 daireye kadar ücretsiz
Gelir–gider kaydı elle tutulmak zorunda değil.
Yönetion'da her tahsilat ve harcama belgesiyle birlikte kayıtlı kalır; yıl sonunda dökümü tek yerden alırsınız. Noter onaylı defteri yanında tutmaya devam edersiniz.